ISO 9001 | Consejos para una implementación efectiva

Todo cambio conlleva una serie de retos. Si has decidido llevar a cabo la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015 y no tienes mucha experiencia, estos consejos te pueden ser mucha utilidad:

Asegura el compromiso de la Alta Dirección

Obtener el compromiso de la alta es vital para hacer que cualquier implementación sea un éxito. Recuerda que es la alta dirección quien provee de los recursos necesarios para la implementación.

Una vez inicies el camino, mantén a la alta dirección informada sobre los avances en la implementación, especialmente sobre los beneficios inmediatos, las primeras mejoras que tu Sistema de Gestión de la Calidad está logrando en tu organización. Esto ayudará a captar su atención, a que prioricen la implementación y que puedas obtener más recursos.

Brinda formación a toda la organización

Para que todo el personal entienda lo que quieres lograr deberás proveer de formación a todo el personal. Pero recuerda que no sólo debes proveer formación sobre los requisitos sino que también debes crear conciencia en el personal.

Se trata no sólo de que interpreten los requisitos de la norma ISO 9001, sino de ir creando una cultura de Calidad, donde los principios de la Calidad se respiren. En tu plan de formación incluye temas para ir introduciendo los principios de la Calidad con el objetivo de crear esa cultura por la Calidad que todos queremos.

Asegúrate de tener una comunicación eficaz

Sin esto no vas a ser capaz de mantener la constancia del propósito que se requiere. Una mala comunicación seguramente retrasará tu proyecto.

Asegúrate de contar con los canales de comunicación adecuados para los diferentes niveles en tu organización y de comunicar de manera clara y a tiempo.

Establece un equipo de trabajo comprometido y con la autoridad suficiente para hacer que las cosas sucedan.

Un Sistema de Gestión de la Calidad no puede ser implementado por una sola persona, se necesita de la participación y el compromiso de todo el personal. Para esto, forma un equipo que tenga la autoridad suficiente para hacer que las cosas sucedan, personas que crean en el proyecto de implementación y que te ayuden a impulsarlo.

Es necesario identificar el personal que será necesario en todos los niveles de la organización para implementar tu Sistema.

Realiza un análisis de brecha

Para iniciar la implementación de tu Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015 primero deberás saber qué requisitos de la norma cumples con tu sistema actual y cuáles no, de forma que a partir de allí puedas establecer un plan de implementación para aquellos requisitos que te hacen falta.

Este análisis de brecha te permitirá darte una primera idea de las actividades que necesitas cumplir con la norma internacional y de los recursos necesarios para su implementación.

Planifica la implementación de inicio a fin, definiendo responsabilidades, roles y horarios.

Como cualquier proyecto, mientras lo mejor lo planees, es más probable que tengas éxito.Planifica cada etapa de la implementación, a cada tarea asignale, por lo menos, su responsable, los recursos necesarios y las fechas y entregables.

Asegúrate de que todo el equipo ha entendido su rol, sus responsabilidades y las tareas que deberán cumplir.

Realiza un seguimiento diario a tu plan, comunícate constantemente con tu equipo y trata de asegurar los recursos necesarios en los tiempos requeridos.

Comprende la forma de trabajar actual y luego realiza los cambios necesarios

Involúcrate e involucra a todo el personal en la construcción del Sistema de Gestión de la Calidad.

Si el Sistema de Gestión no tiene procedimientos ni procesos documentados, trabaja con el personal primero para entender los procesos de la forma que se llevan a cabo. Es normal que en ese proceso encuentres formas de mejorarlo o que los colaboradores te sugieran cambios, pero aunque te sientas tentado a hacerlo, no lo hagas. Primero describe los procesos tal como se realizan y mientras escribe en un apartado esas mejoras posibles, para luego realizarlas. Recuerda que los cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad deben ser planificados, además primero también deberán ser aprobados.

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Espero que estos consejos te puedan ser de mucha utilidad. Si tienes algún consejo adicional, házmelo saber. Si quieres ayuda para implementar tu SGC, estoy a tus órdenes.

Axel Chavarría. | Tel. +505 8688-1295 | axel.chavarria@gmail.com | Managua, Nicaragua.