Abordando la Cultura Organizacional en nuestro Sistema de Gestión

¿Un Sistema de Gestión genera Cultura? Puede hacerlo, pero debes abordarlo...

Por acá te cuento un poco sobre cómo los Sistemas de Gestión pueden ayudarte en este tema que puede impedir o ser una piedra en el zapato para lograr los resultados o la implementación eficaz de tu Sistema de Gestión.

Abordando la Cultura Organizacional en nuestro Sistema de Gestión...

Un Sistema de Gestión de la Calidad, de Inocuidad, Ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo es una forma o método de trabajo gerencial para lograr los resultados.

Si tomamos como punto de partida que un Sistema de Gestión es un Sistema Gerencial, estamos hablando de gestionar personas, infraestructura, equipos y demás, a través de políticas, objetivos y procesos. 

Quiénes hacen que se logren los resultados son las personas y gestionar las personas es algo complicado. Cada una con carácter, hábitos y costumbres muy particulares.

Los Sistemas Gerenciales como los descritos en ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 22000:2018, ISO 45001:2018 u otros, tienen dentro de sus requisitos un conjunto de Buenas Prácticas Gerenciales que se han recopilado y puestas a disposición para que las organizaciones y gerentes puedan lograr los resultados esperados en cuanto a Calidad, Ambiente, Inocuidad, SST, etc.

¿Abordan estas Normas de SG los problemas que puede ocasionar la Cultura Organizacional para lograr los objetivos?

Las normas de Sistemas de Gestión son un Conjunto de Buenas Prácticas Gerenciales para lograr los objetivos de cada una. Dentro de estas buenas prácticas gerenciales la primera es que cuando uno planifica un Sistema de Gestión debes identificar las cuestiones que pueden impedir que logres los resultados esperados, por ejemplo, de la Calidad, o de la Inocuidad, o Seguridad...Por ejemplo: La infraestructura de la empresa podría afectar la calidad, la inocuidad, la seguridad, etc. También los equipos, la ubicación o ambiente y.… las personas. En el caso de las personas podríamos decir que la cultura podría afectar que logremos los resultados.

Esto quiere decir que si la Cultura es algo que podría afectar que logremos la Calidad, la Inocuidad, la Seguridad, etc. Entonces deberíamos realizar un diagnóstico para comprender la cultura existente y cómo esta puede afectar que se logren los resultados. Tenemos que determinar cuál es la Cultura existente y cuáles son las consecuencias potenciales (riesgos), otra buena práctica gerencial conectada con el contexto.

¿Por qué no siempre se toma en cuenta la Cultura dentro del Contexto en estas Normas de Sistemas de Gestión?

Una de las razones es que no está explícito como requisito realizar un diagnóstico para identificar si la cultura puede afectar que logres los resultados.

De manera general, está especificado que debes determinar las cuestiones externas e internas que pueden afectar que logres los resultados, pero no se especifica realizar la comprensión de la Cultura y determinar las cuestiones de la cultura que puedan afectar que logremos los resultados.

En el caso de la norma ISO 9001:2015, por ejemplo, existen unas notas de orientación que te mencionan la cultura como una posible cuestión interna que podrías considerar analizar, pero no es obligatorio.

Otro aspecto es que, a veces (ustedes me dirán), por hacer más fácil y rápido (no necesariamente mejor) la implementación de la norma de sistema de gestión, sobretodo para proveer evidencia (un documento) que demuestre haber cumplido con el requisito, se busca un formato o herramienta sencilla, por ejemplo, como el FODA/DOFA, la cual es una herramienta bastante ambigua que no asegura cubrir, por sí sola, la cultura organizacional. Entonces a veces saldrán cuestiones relacionadas con la cultura y a veces no, dependiendo de quién o con quién se realice la lluvia de ideas para completar el FODA/DOFA.

Análisis de la Cultura en el Ejercicio del Contexto

Algo que deberíamos contemplar, ya sea que seamos implementadores de SG externos (Consultores) o Implementadores internos (Responsables de SG), es la integración de herramientas que aborden la comprensión de la Cultura al analizar el contexto, y la identificación de los factores o cuestiones que pueden afectar que logremos los resultados esperados por el Sistema de Gestión, por ejemplo:

• Resistencia al cambio.
• Falta de enfoque en la calidad.
• Mala comunicación y colaboración.
• Falta de compromiso de las personas.
• Falta de liderazgo comprometido.
• Falta de comprensión del Enfoque a Procesos.
• Entre otros

ISO en la norma ISO 10010:2022 ha realizado la recomendación de realizar un diagnóstico de los Principios de la Calidad.

Si las diferentes áreas o departamentos y su personal tienen deficiencias en los Principios de la Calidad entonces la implementación del Sistema va a ser un tanto más difícil.

Entonces las organizaciones deben identificar aquellos elementos que pueden afectar que el Sistema logre los resultados y posteriormente determinar los riesgos y oportunidades, y establecer acciones para abordarlos.

¿Qué acciones puedo implementar para que la Cultura no acabe con mi Sistema de Gestión y que podamos lograr los resultados esperados?

Bueno, las acciones van a variar en dependencia del contexto, depende de la empresa que esté evaluando. No es lo mismo una empresa grande que una pequeña o una empresa familiar. Cada una tendrá sus problemas o cuestiones culturales que habrá que abordar.

Entonces decíamos que primero habrá que comprender el contexto (todos los años, porque además cambia con el tiempo) y entonces identificar cómo esté puede afectarnos.

Como lo mencionan las Normas de Gestión (NG) es una Buena Práctica Gerencial determinar los riesgos sobre las cuestiones que pueden afectar que logremos los resultados, entonces eso. Habrá que analizar los riesgos y tomar decisiones al respecto. Habrá que establecer acciones para abordar estos riesgos. Cada quien deberá definir una estrategia para evitar que estos riesgos le impidan lograr los resultados.

Tomando en cuenta algunas cuestiones generales, relacionadas al contexto podríamos decir, por ejemplo, que si no hay enfoque al cliente podríamos realizar sensibilización o capacitación sobre esto en las áreas que hemos identificado que carecen de este principio. O bien, podríamos integrar en un plan de comunicación los beneficios o la necesidad del cambio para las áreas donde hemos identificado una posible resistencia al cambio, o también capacitación o planificar la integración de estas personas en el proceso de cambio, por ejemplo.

Tenemos que evitar que la Cultura se coma a la Estrategia

La Cultura se come a la Estrategia tan temprano como en el desayuno. Peter Drucker

Para que esto no suceda, las normas de Sistemas de Gestión (Sistemas Gerenciales) han establecido Buenas Prácticas Gerenciales, como la de determinar las cuestiones que pueden afectar que logremos los resultados.

Sin embargo, hay que tomar en cuenta que estas Buenas Prácticas no son muy específicas y entonces está en la organización definir algunos de estos elementos como requisitos propios.

La Cultura debería quedar como un tema a abordar dentro de los sistemas de gestión en tus procedimientos, métodos y formatos, sobretodo cuando analizas el contexto y mucho más aún cuando las organizaciones inician la implementación de un Sistema de Gestión.

O sea que...

Las organizaciones deberían tener una estrategia para impedir que la Cultura se coma a la estrategia tan temprano como en el desayuno. :D

Creando y Gestionando nuestro Plan de Acción

Asegúrate de integrar el análisis de la cultura en tu análisis de contexto, y también asegúrate de determinar los riesgos de esas cuestiones que identifiques que pueden afectar que logres los resultados. Así, entonces, podrás proponer estrategias o acciones para abordarlas, solicitar los recursos necesarios para implementar las estrategias o acciones y tener un camino más probable para el éxito.

Si no te dan todos los recursos. Recuerda aplicar el principio 7 de la Gestión de la Calidad que es la Gestión de las relaciones, abre la mente e identifica de dónde más podrías sacar los recursos (alianzas internas o externas, etc.).

También recuerda que los recursos son finitos, limitados, ninguna organización tiene fondos ilimitados, todos priorizan y por eso también se analizan los riesgos, puesto que esto te puede permitir, si no tienes todos los recursos, enfocarte en los riesgos más significativos en caso de tener presupuestos limitados.

Recuerda que un Objetivo del Sistema de Gestión es la Mejora Continua...

La idea es al menos hacer nuestra parte gerencial de la identificación de estas cuestiones, el análisis de los riesgos y la propuesta de acciones, que la Gerencia haga lo suyo brindándonos los recursos (los que pueda).

Ya luego nosotros nos haremos cargo de implementar las estrategias pertinentes para llevar a la empresa a un siguiente nivel y el próximo año a otro peldaño más arriba y así sucesivamente, siempre en camino o búsqueda del éxito sostenido.

Miles de Bendiciones a todos ustedes. Saludos,

¡Dios les Bendiga!