ISO 9001 | Consejos para una implementación efectiva

Todo cambio conlleva una serie de retos. Si has decidido llevar a cabo la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015 y no tienes mucha experiencia, estos consejos te pueden ser mucha utilidad:

Asegura el compromiso de la Alta Dirección

Obtener el compromiso de la alta es vital para hacer que cualquier implementación sea un éxito. Recuerda que es la alta dirección quien provee de los recursos necesarios para la implementación.

Una vez inicies el camino, mantén a la alta dirección informada sobre los avances en la implementación, especialmente sobre los beneficios inmediatos, las primeras mejoras que tu Sistema de Gestión de la Calidad está logrando en tu organización. Esto ayudará a captar su atención, a que prioricen la implementación y que puedas obtener más recursos.

Brinda formación a toda la organización

Para que todo el personal entienda lo que quieres lograr deberás proveer de formación a todo el personal. Pero recuerda que no sólo debes proveer formación sobre los requisitos sino que también debes crear conciencia en el personal.

Se trata no sólo de que interpreten los requisitos de la norma ISO 9001, sino de ir creando una cultura de Calidad, donde los principios de la Calidad se respiren. En tu plan de formación incluye temas para ir introduciendo los principios de la Calidad con el objetivo de crear esa cultura por la Calidad que todos queremos.

Asegúrate de tener una comunicación eficaz

Sin esto no vas a ser capaz de mantener la constancia del propósito que se requiere. Una mala comunicación seguramente retrasará tu proyecto.

Asegúrate de contar con los canales de comunicación adecuados para los diferentes niveles en tu organización y de comunicar de manera clara y a tiempo.

Establece un equipo de trabajo comprometido y con la autoridad suficiente para hacer que las cosas sucedan.

Un Sistema de Gestión de la Calidad no puede ser implementado por una sola persona, se necesita de la participación y el compromiso de todo el personal. Para esto, forma un equipo que tenga la autoridad suficiente para hacer que las cosas sucedan, personas que crean en el proyecto de implementación y que te ayuden a impulsarlo.

Es necesario identificar el personal que será necesario en todos los niveles de la organización para implementar tu Sistema.

Realiza un análisis de brecha

Para iniciar la implementación de tu Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015 primero deberás saber qué requisitos de la norma cumples con tu sistema actual y cuáles no, de forma que a partir de allí puedas establecer un plan de implementación para aquellos requisitos que te hacen falta.

Este análisis de brecha te permitirá darte una primera idea de las actividades que necesitas cumplir con la norma internacional y de los recursos necesarios para su implementación.

Planifica la implementación de inicio a fin, definiendo responsabilidades, roles y horarios.

Como cualquier proyecto, mientras lo mejor lo planees, es más probable que tengas éxito.Planifica cada etapa de la implementación, a cada tarea asignale, por lo menos, su responsable, los recursos necesarios y las fechas y entregables.

Asegúrate de que todo el equipo ha entendido su rol, sus responsabilidades y las tareas que deberán cumplir.

Realiza un seguimiento diario a tu plan, comunícate constantemente con tu equipo y trata de asegurar los recursos necesarios en los tiempos requeridos.

Comprende la forma de trabajar actual y luego realiza los cambios necesarios

Involúcrate e involucra a todo el personal en la construcción del Sistema de Gestión de la Calidad.

Si el Sistema de Gestión no tiene procedimientos ni procesos documentados, trabaja con el personal primero para entender los procesos de la forma que se llevan a cabo. Es normal que en ese proceso encuentres formas de mejorarlo o que los colaboradores te sugieran cambios, pero aunque te sientas tentado a hacerlo, no lo hagas. Primero describe los procesos tal como se realizan y mientras escribe en un apartado esas mejoras posibles, para luego realizarlas. Recuerda que los cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad deben ser planificados, además primero también deberán ser aprobados.

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Espero que estos consejos te puedan ser de mucha utilidad. Si tienes algún consejo adicional, házmelo saber. Si quieres ayuda para implementar tu SGC, estoy a tus órdenes.

Axel Chavarría. | Tel. +505 8688-1295 | axel.chavarria@gmail.com | Managua, Nicaragua.

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¿Qué es ISO 9001?

Muchas personas, que aún no conocen la norma, tienden a pensar que esta norma es sólo para el área de Control de la Calidad y que trata únicamente sobre el ámbito de la supervisión y de la inspección.

La Gestión de la Calidad ha expandido su alcance, aplicándose desde hace un tiempo al conjunto de tareas que lleva a cabo la organización en todas sus áreas o funciones, por lo que va más allá de los estándares de los productos y servicios para adentrarse en cualquier proceso de la organización.

ISO 9001 es la norma sobre Gestión de la Calidad de mayor reconocimiento en todo el mundo.

Podríamos decir, que en sí, la norma ISO 9001 es un conjunto de buenas prácticas que tu organización puede implementar para aumentar el grado de Satisfacción del Cliente y mejorar el desempeño de los procesos.

Esta norma propone el establecimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad (una forma de trabajar para lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de tus clientes, y para lograr la mejora de los procesos de tu organización).

Esta norma se basa en los 7 principios de la Gestión de la Calidad:

1.    Enfoque al Cliente

2.    Liderazgo

3.    Compromiso de las personas

4.    Enfoque a Procesos

5.    Mejora

6.    Toma de decisiones basada en evidencias

7.    Gestión de las relaciones

Esta norma ha tenido 4 actualizaciones desde su primera versión (1984), siendo la versión vigente la versión ISO 9001:2015 (versión 5).

La norma ISO 9001:2015 contiene 10 capítulos. Los primeros 3 hablan de generalidades, mientras que los capítulos 4 al 10 contiene los requisitos que el Sistema de Gestión de la Calidad debe cumplir ó en otras palabras, los capítulos del 4 al 10 contienen las buenas prácticas que la organización debe implementar.

1. Objeto y campo de aplicación.
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Apoyo
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora

¿PARA QUIÉNES SE HIZO ESTA NORMA?

Todos los requisitos de esta norma internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones, sin importar su tipo o tamaño, o los productos y servicios suministrados.

Algunos de los mitos que todavía persisten es que esta norma es sólo para empresas de producción, o que sólo es para empresas grandes, lo cual no es cierto.

Esta norma es aplicable para todo tipo de organizaciones, sean de productos o de servicios, sean públicas o privadas, y aplica para organizaciones de cualquier tamaño (pequeñas, medianas y grandes).

¿QUÉ BENEFICIOS TIENE?

Si quieres puedes Certificar tu Sistema de Gestión de la Calidad con un Organismo acreditado internacionalmente para tal fin. Una empresa Certificada en ISO 9001 es una empresa que cumple con todos requisitos (o buenas prácticas) especificadas en la norma ISO 9001 (capítulos 4-10).

Una de las ventajas de Certificar tu SGC es que tendrás a un experto revisando tu SGC y aportando para a la mejora del mismo.

Otras de las ventajas con la Certificación es que la organización gana Prestigio y Confianza, y estas abren las puertas a nuevos mercados o mercados más exigentes.

Aún si sólo implementas la norma y no te certificas los beneficios son inmensos. Con sólo el aumento de la Satisfacción al cliente, esto significaría aumento en las recomendaciones de estos clientes con otros clientes potenciales, y a su vez que los clientes satisfechos regresen, ambas implicarán un aumento en las ventas, sin necesidad de invertir en mercadeo u otro tipo de actividades.

Otros de los beneficios de la implementación de la norma ISO 9001 es la mejora de los procesos, lo cual significaría una reducción en los costos. Si a esto sumamos que se potenciarían las ventas a través de la satisfacción del cliente, estamos hablando de tener una organización más rentable.

Y también desde el punto de vista del personal, la implementación permitirá la creación de un mejor clima laboral, una organización con una cultura de calidad, una cultura de orden, de búsqueda de la mejora continua, una cultura con enfoque al cliente, una organización más unida.

Si quieres todos estos beneficios y más, qué esperas implementa ISO 9001. Como dice el dicho "No hay mejor camino que el ya recorrido", y estas normas ya han sido probadas en más de un millón de empresas a nivel mundial y han probado su valor.

Si quieres mejorar tu empresa y no sabes como hacerlo, no lo pienses más. Esta norma te dirá lo que debes hacer y te permitirá dar el primer paso hacia la excelencia. Tampoco quiero pienses que esta norma es el nivel más alto, al contrario, esta norma será apenas el inicio, son los fundamentos para la excelencia. Inicia bien, inicia con ISO 9001, atrévete a dar el primer paso.

Si necesitas apoyo para la implementación de la norma, formación del personal, certificación ó mayor información puedes contactarme: en Linkedin, Facebook, Twitter, ó a mi correo axel.chavarria@gmail.com, ó por teléfono al +505 8688-1295 (Nicaragua).

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